Politique de confidentialité

1. Introduction et champ d'application

Signavo (ci-après « nous », « notre », « nos ») accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et visiteurs. La présente politique explique quelles données nous collectons, pourquoi nous les collectons et comment nous les traitons, dans le respect de la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) et de son ordonnance d'application (OPDo).

Cette politique s'applique à toutes les personnes qui visitent notre site web, qui soumettent un formulaire de contact ou qui utilisent nos formules de flux de travail pour la coordination d'approbations documentaires.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Signavo
• Rue du Cendrier 12, 1201 Genève, Suisse
• Email : [email protected]
• Téléphone : +41 22 731 58 46

3. Données collectées et bases juridiques

Nous collectons les catégories de données suivantes :

Via le formulaire de contact

• Nom et prénom (requis)
• Adresse e-mail (requise)
• Numéro de téléphone (facultatif)
• Message (facultatif)

Base juridique : votre consentement au moment de la soumission du formulaire (art. 31 nLPD) et notre intérêt légitime à répondre à des demandes d'information sur nos services.

Via l'utilisation de nos services

• Données de compte (adresse e-mail, nom d'utilisateur)
• Données de flux de travail (métadonnées sur les documents soumis à approbation, registre d'activité horodaté)
• Données de connexion (adresse IP, horodatage, type de navigateur)

Base juridique : exécution du contrat de service (art. 31 al. 2 let. a nLPD).

Durées de conservation

• Données de formulaire de contact : conservées pendant 24 mois
• Données de compte actif : conservées pendant la durée de la relation contractuelle
• Registres d'activité : conservés pendant 5 ans après la fin du contrat (à des fins d'audit interne)
• Données de connexion techniques : conservées pendant 12 mois

4. Utilisation des données

Nous utilisons les données collectées aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes d'information ou de démonstration
• Fournir, maintenir et améliorer nos services de flux de travail
• Vous envoyer des communications relatives à votre compte ou à nos services
• Assurer la sécurité et l'intégrité de notre infrastructure
• Respecter nos obligations légales en vertu du droit suisse

Nous n'utilisons pas vos données à des fins de marketing sans votre accord explicite. Nous ne vendons aucune donnée personnelle à des tiers.

5. Partage des données

Nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers, à l'exception des situations suivantes :

• Prestataires techniques qui nous aident à opérer notre infrastructure (hébergement suisse uniquement), soumis à des obligations contractuelles de confidentialité
• Autorités compétentes, si la loi nous y oblige

Nous n'effectuons pas de transferts de données en dehors de la Suisse, sauf si cela est nécessaire pour un service spécifique et que des mesures de protection adéquates sont en place.

6. Mesures de sécurité

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2 ou supérieur)
• Chiffrement des données au repos sur nos serveurs suisses
• Contrôles d'accès stricts avec authentification
• Sauvegardes régulières avec procédures de restauration testées
• Revues de sécurité périodiques

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits de nos utilisateurs, nous en informerons les personnes concernées conformément à l'art. 24 nLPD.

7. Cookies

Notre site utilise des cookies. Pour des informations détaillées sur les types de cookies utilisés et la manière de gérer vos préférences, consultez notre Politique de cookies.

8. Vos droits

Conformément à la nLPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur

Pour exercer ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), disponible à www.edoeb.admin.ch.

9. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites web de tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de confidentialité de ces sites et vous encourageons à consulter leurs propres politiques avant de leur communiquer des données personnelles.

10. Protection des mineurs

Nos services sont destinés aux personnes de 18 ans et plus. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes mineures. Si vous estimez qu'un mineur nous a communiqué des données, contactez-nous pour que nous procédions à leur suppression.

11. Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la réglementation applicable. En cas de modification significative, nous vous en informerons par e-mail (si vous êtes utilisateur enregistré) ou par un avis visible sur notre site. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

12. Contact pour les questions relatives aux données

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles :

• Email : [email protected]
• Courrier : Signavo, Rue du Cendrier 12, 1201 Genève, Suisse